ズボラでもできる書類やメールを溜めない工夫

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違う記事をアップするつもりでしたが、またあまり眠れず早朝からメールの整理をしていたので、こういう記事をまとめてみました。

面倒くさがりの私が続けている、書類やメールを溜めない工夫です。


短期保管の情報を溜めないようにすれば、ストレスが減る
ズボラでもできる書類やメールを溜めない工夫
 ▶情報が入ってきたら、すぐ読んで各フォルダーに仕分け
 ▶読んで不要だと思ったら、すぐゴミ箱へ。ただし
 ▶返信が必要なものや後でもう一度読みたいものは、また未読にする
 ▶添付データは、データ自体を保管する
終わりに


短期保管の情報を溜めないようにすれば、ストレスが減る


PCやクラウドにある情報、紙だと証書類やプリントやDM、日記や手帳や家計簿など、みなさんはもうスッキリ整理できていますか。

情報は長期・中期・短期と、おおまかに3つに分けて管理するのがきほんです。

日記や手帳は長期保管する情報と言えるでしょうが、家の権利書などとは違い、「思い出のもの」に分類していいかもしれません。


紙類の整理のコツ。ためこまないためにしている5つのこと。

2018年にはこんな記事も書きました。紙袋など、紙類全般について溜め込まないようにするコツです。

ファイル 書類

長期・中期・短期の情報。

そのなかでもたまっていきやすいのが、日々送られてくるメールや学校からもらってくるプリント類などではないでしょうか。

これらは短期保管でいいものがほとんどです。短期なので、保管というより保存ですね。

その短期保存の情報を、いかにためずに整理していくか。

短期保存の書類やメールが溜まらないようになると、だいぶスッキリしてきます。



ズボラでもできる書類やメールを溜めない工夫


私は性格的に、月末にはこれ、週はじめにはこれ、というような整理はできないので4つだけルールを決めてやってきました。


●すぐ読んで各フォルダーに仕分け

●読んで不要だと思ったら、すぐゴミ箱へ。ただし…

●返信の必要があるものや後でもう一度読みたいものは、また[未読]にする

●添付データは、データ自体を保管する



情報が入ってきたら、すぐ読んで各フォルダーに仕分け


メールの場合は、自動振り分けにすると読まずに溜めてしまう性格なので、必ず読んでからフォルダーへ入れています.

学校関係、息子の療育関係などからも、日々たくさんのプリントが。

それらも、年間行事予定や月間行事予定以外は、クリアフォルダーにいれて保管。用事が済んだ日に忘れず破棄、というやり方で整理していました。



今は便利な情報管理のアプリがありますよね。

もし当時の私が知っていたら、積極的に使ったかもしれません。障害を持つ息子に関する情報が、とても多かったからです。

あの頃は家計に余裕がなかったので、携帯電話も持っていませんでした。懐かしい話です。

息子の部屋の片付け 書類整理 2
画像は亡くなった息子の机で保管していた大量のファイルを、夫婦で処分したときのもの。私はPCでも療育記録を毎日つけていたので、情報はすごい量になっていました。



読んで不要だと思ったら、すぐゴミ箱へ。ただし


メールの場合は、ゴミ箱にいれたものをどんどん削除するのは避けています。あとで必要だったものがあり困った経験があるからです。

ある程度溜まってきたという段階で、ざっと目を通してから削除。

怪しいメールは、迷惑メール設定をすぐにしています。

キリがないと思う時もありますが、やらないよりマシです。



紙のプリントの場合は、個人情報の処理もかんたんに。

シュレッダーにかけるのもしんどくなってきましたので、無理なく続けられる方法でやっています。


 

返信が必要なものや後でもう一度読みたいものは、また未読にする


読んでフォルダーへ振り分けたあと、また未読にするものもあります。


①短期の情報でも、もう一度読みたいと思いそうなとき
②すぐ返信ができないとき



未読の太文字は、私の場合、意識しやすいです。

「もう一度読みたいと思ってたのがあったな、なんだっけ?」と文字検索するより早いというのもあります。



紙の情報の場合は付箋をつけ、あとで読んで納得してから処分。

あとでまた読みたいなら短期保管の情報じゃないのでは?

そんな気もしますが、保管(保存)する情報の量を少しでも減らしたいので、こんなやり方できました。



添付データは、データ自体を保管する


短期保存で済むようなメールでも、データだけはPCに落とす人もいらっしゃるのでは。

メールの内容にある用事が済んだらメールはもう不要なのですが、私は添付されていたデータがあとで参考になる場合もありました。

それで、データ自体をカテゴリ別に保存する癖をつけています。

添付ファイルは、写真もワード類もだいたい3か月ごとにPCからUSBへ移しているので、そのとき不要だと思ったら削除します。



終わりに


大事なのは、自分にあったルールを見つけ、それを守っていくことです。

私も年齢を重ねていけば、さらに簡単なやり方にしていくと思います。

面倒くさがりで昭和人間の私のメールや書類の整理方法ですが、何かの参考になれば嬉しいです。

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原田さよ

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